Luni dimineață, șeful îți spune că de acum te ocupi tu de un proiect pe care nu l-ai mai făcut niciodată. Poate o campanie mică, poate o comandă de produse pentru un eveniment, poate organizarea unui lanț de aprobări. Zâmbești, spui că e în regulă și, la prânz, ai deja nouă tab-uri deschise. Unul zice să începi cu bugetul, altul cu publicul, al treilea cu un plan de șase luni. Până seara ai citit prea multe păreri și nu mai știi ce vrei tu. Textul de mai jos răspunde, pe întrebări și fără ocolișuri, la ce se poate face atunci când informația te sufocă mai repede decât te ajută.
De ce te blochează tocmai ce ai citit?
Fiindcă fiecare părere vine cu o logică proprie, iar tu nu ai încă un criteriu cu care să le deosebești. Un om experimentat poate spune că el ar începe cu clienții, altul că ar pune întâi cifrele pe masă. Amândoi au dreptate, în contextul lor. Tu însă nu ești în contextul lor, ești în cel din firma ta, cu un termen, un buget și un șef care așteaptă ceva anume.
La asta se adaugă un efect mai puțin amuzant: cu cât citești mai mult, cu atât crește impresia că nu ești pregătit. Fiecare articol aduce încă un lucru la care nu te-ai gândit, iar lista lucrurilor la care trebuie să te gândești crește mai repede decât lista lucrurilor făcute. Senzația aceasta nu e un semn că nu ești potrivit pentru sarcină. E doar rezultatul unei documentări fără ghidaj.
Primul lucru de făcut, deci, nu e să mai cauți ceva. E să închizi jumătate din tab-uri și să te întrebi un lucru foarte concret: ce trebuie să existe, la capătul sarcinii, ca să spun că am reușit?
Am văzut oameni care se apucă să compare douăzeci de metode de lucru înainte să știe măcar ce li se cere. Se întâmplă mai ales celor conștiincioși, care vor să facă totul corect de prima dată. Dar o sarcină nouă nu se citește ca un manual, se înțelege făcând prima bucată din ea. Abia după aceea, părerile altora capătă greutate, fiindcă ai ceva concret la care să le raportezi.
Cum alegi un singur obiectiv?
Începe prin a scrie, pe o foaie, o propoziție care se termină cu un rezultat verificabil. Nu o aspirație de tipul să arate bine, ci ceva ce un coleg poate vedea sau măsura. De exemplu: până vineri, lista finală a produselor pentru eveniment este aprobată. Sau: până la sfârșitul lunii, avem trei oferte de comparat. Obiectivul trebuie să încapă într-o frază și să nu conțină cuvântul și.
Un obiectiv unic nu înseamnă că ignori restul. Înseamnă că, atunci când două lucruri se bat pentru atenția ta, ai un criteriu de departajare. Ce din cele două apropie mai mult de rezultatul scris? Ce nu, rămâne pe lista de mai târziu.
- Scrie obiectivul într-o singură propoziție și lipește foaia lângă monitor, ca să nu-l pierzi din vedere.
- Adaugă data până la care îl poți da gata, chiar dacă ți-o estimezi doar cu aproximație.
- Notează cine îl aprobă, fiindcă o sarcină fără un decident rămâne la nesfârșit în discuție.
- Alege un prim pas care se face în mai puțin de o oră, ca să prinzi viteză.
Dacă te interesează să vezi cum e privit un asemenea gest de organizare în zona de management, materialele despre afaceri și leadership de pe radiolight.ro pot da idei despre cum se gândesc alții la prioritizare. Citește-le însă după ce ai scris obiectivul, nu înainte.
Ce faci cu părerile care se bat cap în cap?
Le tratezi ca pe niște ipoteze, nu ca pe niște reguli. O părere devine utilă doar dacă o poți lega de situația ta. Dacă un articol spune să ceri mereu trei oferte, întreabă-te dacă pentru ce faci tu merită timpul. Dacă altul recomandă să nu începi niciodată fără un plan detaliat, uită-te la termenul tău și la mărimea sarcinii. O comandă de câteva zeci de bucăți nu cere același plan ca o campanie națională.
Un truc care ajută: pune părerile într-un tabel mental cu două coloane, una pentru ce se potrivește situației tale, alta pentru ce nu. Ce nu se potrivește nu trebuie șters din memorie, doar lăsat deoparte. Nu o să ai niciodată destul timp să iei în calcul tot, iar cei care par că o fac au, de regulă, o sarcină mai simplă decât a ta sau mai multă experiență.
Și mai e ceva, spus direct: unele păreri sunt pur și simplu rele. Sunt scrise de cineva care nu a făcut niciodată ce descrie sau care vinde ceva. Nu pierde timp încercând să le salvezi. Dacă după două paragrafe nu ți se pare nimic concret, treci la altceva.
Un semn bun de recunoaștere: sfatul util conține aproape întotdeauna un detaliu de care te poți agăța. O cifră obișnuită, o situație cu început și sfârșit, un nume de pas pe care îl poți face imediat. Sfatul gol are doar adjective și promisiuni, de felul organizează-ți mai bine timpul sau gândește strategic. Dacă după ce l-ai citit nu știi ce faci concret mâine la ora nouă, nu e sfat, e decor.
Cum arată o sarcină concretă, luată de la zero?
Să luăm un exemplu obișnuit. Ți se cere să alegi tricouri personalizate pentru o echipă sau pentru un eveniment de firmă și nu știi nimic despre așa ceva. În loc să începi cu douăzeci de furnizori, începi cu obiectivul: o listă de trei variante, cu preț estimat și termen de livrare, până miercuri.
Apoi pui întrebările esențiale, în ordine: cine le poartă, în ce ocazii, cât de des. Răspunsurile schimbă tot. Un tricou pe care îl vor purta oamenii o dată, la un eveniment, nu se judecă la fel ca unul pe care ar trebui să îl îmbrace în fiecare vineri. Din răspunsuri ies criteriile: material, croială, mărime, culoare, cât de vizibil trebuie să fie sigla.
Merchandisingul are, de altfel, o literatură proprie de mituri și de mici capcane. Cine vrea să înțeleagă mai bine de ce un tricou cu o siglă sau cu numele unei trupe a ajuns să fie purtat în viața de zi cu zi, poate citi o discuție despre mituri legate de merch de trupă. Nu e un manual pentru firmele care comandă produse promoționale, dar arată cum gândesc cei care poartă tricourile.
Cui îi ceri ajutor și ce îi ceri exact?
Prea des ne imaginăm că un om priceput trebuie să știe totul singur. În practică, oamenii pricepuți sunt cei care știu cui să pună o întrebare bună. Alege două sau trei persoane care au mai făcut ceva similar, în firmă sau în afara ei, și cere-le zece minute. Nu un sfat general, ci un răspuns la o întrebare concretă.
Merge, de pildă: ce ai fi făcut diferit data trecută? Care a fost lucrul care a ținut cel mai mult timp, deși părea simplu? Cine îți ia decizia finală în astfel de situații? Sunt întrebări scurte, la care răspunsurile vin repede și valorează mai mult decât un articol de zece pagini.
Fii atent la un detaliu: cei care îți răspund cu un cuvânt dur, de tipul nu merge așa, au adesea o experiență de care merită să ții seama. Nu o ia ca pe un atac. Cere să-ți explice ce s-a întâmplat și notează-ți ce reiese. Dacă cineva îți dă un sfat fără să-ți spună de ce, tratează-l cu rezerve.
Ține minte și că nu toți cei pe care îi întrebi trebuie să fie șefi sau specialiști. Uneori cel mai bun răspuns vine de la un coleg din alt departament, care a trecut printr-o situație asemănătoare cu doi ani în urmă și își amintește exact unde s-a împotmolit. Pentru el, povestea e veche, pentru tine e un avertisment util. Încearcă să îi mulțumești concret, spunând ce ai folosit din ce ți-a spus. Oamenii ajută mai bine data viitoare atunci când văd că sfatul lor a avut un rost.
Când te oprești din documentat?
Când ai suficient cât să faci primul pas, nu cât să fii sigur că nu poți greși. Pare un criteriu vag, dar se poate verifica: dacă ai o listă de trei variante, un obiectiv scris și un termen, ai ce-ți trebuie pentru a începe. Restul se completează pe parcurs, cu decizii mici și corecții făcute la timp.
Se întâmplă să simți nevoia de încă o confirmare, de încă un articol, de încă o părere. Este o formă de amânare, nu de pregătire. Pune-ți o limită de timp pentru documentare, de pildă două ore, și respectă-o. Dacă tot lipsește ceva esențial, vei vedea atunci cât de important este, iar lista de întrebări va fi mult mai precisă.
Obiceiul de a alege un singur obiectiv te ajută și mai târziu, când sarcinile se înmulțesc. Cine învață să taie zgomotul de la început are, peste un an, un mod de lucru mai calm și mai previzibil decât cei care încep mereu cu totul odată.
Mâine dimineață, înainte să deschizi vreun tab nou, scrie pe o foaie obiectivul într-o propoziție, cu dată și cu numele celui care îl aprobă. Apoi alege un pas de o oră și fă-l. Pe urmă poți citi ce vrei, dar cu foaia în față. Dacă un articol nu te apropie de propoziția aceea, închide-l fără regret.